Un sorteo promocional puede ser la activación más eficiente del trimestre o un dolor de cabeza administrativo de meses. La diferencia rara vez está en la creatividad. Está en estos cinco puntos.

1. El depósito notarial: cuándo sí, cuándo no

Mucha gente cree que todo sorteo promocional necesita depósito notarial. No siempre es así. Depende del tipo de mecánica (azar, habilidad o mixta), del valor de los premios y de si se solicita o no un consumo previo.

Lo que siempre conviene depositar:

  • Las bases completas, firmadas y fechadas.
  • El procedimiento de selección de ganadores, especialmente si interviene un algoritmo aleatorio.
  • Los datos del responsable y de la entidad organizadora.

El depósito da tracción legal: si alguien impugna, hay un acta notarial que demuestra que las bases existían antes del sorteo.

2. La cláusula de protección de datos (RGPD + LOPDGDD)

El error más frecuente: pedir email + nombre y meter la base en el CRM general sin avisar. Eso es ilegal. La cláusula tiene que ser explícita, clara, separable y específica para la finalidad del sorteo. Si además quieres usar el lead para envíos comerciales, ese es un consentimiento distinto y debe estar marcado por el usuario.

Regla práctica: dos checkboxes separados. Uno para participar (obligatorio). Otro para "quiero recibir comunicaciones comerciales" (opcional). Si los juntas, el segundo no vale.

3. La fiscalidad de los premios

Si el premio supera los 300 € de valor, el organizador debe practicar retención del 19 % a cuenta del IRPF del ganador y declararlo en el modelo 190. Esto suena a tecnicismo pero es lo que diferencia un sorteo bien hecho de uno que acaba en multa.

Si el premio es en especie (un producto), hay que valorarlo a precio de mercado y la retención se aplica sobre ese valor. El organizador puede optar por asumir esa retención (lo más habitual) o por descontársela al ganador en metálico.

4. La comunicación con la Ordenación del Juego

La Dirección General de Ordenación del Juego (DGOJ) regula determinadas modalidades. Los sorteos promocionales típicos (sin pago, sin azar puro como única mecánica) suelen quedar fuera de la regulación más estricta, pero hay zonas grises:

  • Concursos en los que el "esfuerzo" del participante es marginal pueden reclasificarse como juego de azar.
  • Mecánicas con micropagos (incluso simbólicos) cambian el régimen completamente.
  • Las rifas formales requieren autorización previa.

La pregunta no es "¿necesitamos autorización?" sino "¿qué tipo de mecánica estamos diseñando, exactamente?". El régimen aplicable depende de eso.

5. Modelo 190 y residencia fiscal del ganador

Cuando el sorteo cierra y hay ganador, hay que recopilar DNI/NIE, certificado de residencia fiscal y firma de aceptación. Sin esos tres documentos, no se puede pagar legalmente la retención. Si el ganador es residente fuera de España, el régimen cambia y suele requerir un certificado del país de residencia.

La regla de oro: las bases legales no se redactan al final, se redactan al principio. Son las que definen la mecánica, no al revés.

Si vas a lanzar un sorteo y este artículo te ha generado más preguntas que respuestas, mejor. Significa que vas a parar a hacerlas antes y no después. Te ayudamos a montar las bases sin sustos.